Kulturraum Berlin - Berlin, Germany
without deadline
apply as soon as possible
Tasks: Management
Topics: Empower & Participate, Heritage, Culture, Art
Type: Full-time, Part-time
Experience required: Intermediate
Language: Local language(s) needed
Die Kulturraum Berlin gGmbH (KRB) ist eine vom Land Berlin geförderte Organisation, die Räume für Kultur sichert und schafft. Wir wurden 2020 als Tochter der öffentlich-rechtlichen Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung gegründet.
Wir setzen unseren Fokus auf nachhaltige und szenenahe Raumkonzepte für kulturelle Nutzung in Berlin. Für uns stehen die Bedarfe der Nutzer*innen, d.h. der Kunst- und Kulturschaffenden der Freien Szene Berlin, im Vordergrund.
Wir sind u. a. für die operativen Aufgaben im Arbeitsraumprogramm des Landes Berlin (ARP) zuständig. Wir sind ein Team von aktuell 15 Mitarbeitenden und kooperieren mit verschiedenen Partner*innen aus der Freien Szene Berlins, aus der Verwaltung und Immobilienwirtschaft.
Ihre Aufgaben
- Sie sind verantwortlich für die Schnittstellen des kulturfachlichen Teams zu den anderen Arbeitsbereichen der KRB und gewährleisten den reibungslosen Ablauf aller Prozesse bis zur Vermietung der Räume im Arbeitsraumprogramm
- Sie sind verantwortlich für die Modellierung, Planung, Begleitung und Umsetzung von Prozessen für die Vergabe von Räumen und kulturfachliche Prozesse im ARP (z. B. Bedarfserhebungen, Förderrichtlinien, Nutzungskonzepte usw.):
- Sie haben alle Prozesse, Zeitabläufe und Fristen im Blick und stellen sicher, dass alle Informationen rechtzeitig zur Verfügung stehen und alle Kolleg*innen und Kooperationspartner*innen rechtzeitig informiert und in der Lage sind, ihre Aufgaben zu übernehmen.
- Sie planen in enger Abstimmung mit den Teams Immobilien und Kommunikation die Raumvergaben und bereiten die Ausschreibung von Räumen vor.
- Sie sind verantwortlich für die Vorbereitung und organisatorische Durchführung der Sitzungen der Vergabebeiräte (Terminmanagement, Tagesordnung, Protokoll, Abrechnung usw.).
- Sie sind verantwortlich für das Projektmanagement (Zeitplan, Finanzübersicht, Terminabstimmung usw.) von kulturfachlichen Prozessen, z.B. Konzeption Förderprogramm, Stakeholderdialoge, neue Projekte.
- Sie pflegen die Digitale Landschaft für das Arbeitsraumprogramm für den kulturfachlichen Bereich (Informationen zu Standorten, Eingabe der Ergebnisse der Raumvergaben, Controlling Mietlaufzeiten und Überprüfung von Förderkriterien, Statistikerhebung und ‑pflege usw.).
- Sie begleiten die Bewerbungsverfahren auf ausgeschriebene Räume (Prüfung der eingehenden Bewerbungen auf formale Richtigkeit, Organisation und Koordination der Besichtigungen, Kommunikation mit und Beratung von Bewerber*innen, Zu- und Absagen nach Entscheidung der Vergabebeiräte etc.).
- Sie bereiten Informationsveranstaltungen vor in Absprache mit unseren Kooperationspartner*innen und nehmen bei Bedarf teil (Terminkoordination, Reservierung von Räumen, schreiben und versenden von Protokollen, Einladungsmanagement etc.).
- Sie erstellen Vorlagen, z. B. Anschreiben oder Rechnungen und sind verantwortlich für Dokumentation und Ablage.
- Sie übernehmen die vorbereitende Buchhaltung für den Arbeitsbereich (Vorkontierung, Freigaben).
- Sie sind erste Ansprechperson für den Arbeitsbereich für Bewerber*innen, Mieter*innen, Kooperationspartner*innen oder Dienstleister (Telefon, E‑Mail und Post) und erledigen die Aufgaben bzw. leiten die Anliegen an die zuständigen Kolleg*innen weiter.
- Sie koordinieren die Zuarbeit des Bereichs für die Berichterstattung und die Vorbereitung von Gremien (z.B. Aufsichtsrat, Beirat).
- Sie unterstützen das Team des Bereichs Immobilien sowie bei Bedarf das gesamte Team der KRB bei der Büroorganisation oder der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen.
Formale Anforderungen:
- Abgeschlossenes einschlägiges Hochschulstudium mit Bachelor-Abschluss (z. B. Kulturmanagement, künstlerische Ausbildung oder Verwaltungswissenschaft oder ‑management) oder gleichwertige Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich Projektmanagement
- Erste Berufserfahrung
Sie bringen mit:
- Gute Kenntnisse im Prozessmanagement und der allgemeinen Verwaltung (Planung, Controlling, Budgetierung, vorbereitende Buchhaltung)
- Gute Kenntnisse in der Kommunikation in verschiedenen Teams (intern und extern)
- Gute Kenntnisse im Bereich Datenmanagement und Dokumentation
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (viele Künstler*innen sprechen kein Deutsch)
- Sicherer Umgang mit MS Office (v. a. Word, Excel, Outlook)
- Erfahrung in der Datenbankorganisation und mit der Datenpflege und Projektmanagement-Software
- Eine selbständige und strukturierte Arbeitsweise
- Diversitätskompetenz, migrationsgesellschaftliche Kompetenz und Sozialkompetenz oder die Bereitschaft, sich in diesen Bereichen kontinuierlich weiter zu qualifizieren
- Konstruktiver, wertschätzender und teamorientierter Arbeitsstil
Tasks: Management
Topics: Empower & Participate, Heritage, Culture, Art
Type: Full-time, Part-time
Experience required: Intermediate
Language: Local language(s) needed
Die Kulturraum Berlin gGmbH (KRB) ist eine vom Land Berlin geförderte Organisation, die Räume für Kultur sichert und schafft. Wir wurden 2020 als Tochter der öffentlich-rechtlichen Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung gegründet.
Wir setzen unseren Fokus auf nachhaltige und szenenahe Raumkonzepte für kulturelle Nutzung in Berlin. Für uns stehen die Bedarfe der Nutzer*innen, d.h. der Kunst- und Kulturschaffenden der Freien Szene Berlin, im Vordergrund.
Wir sind u. a. für die operativen Aufgaben im Arbeitsraumprogramm des Landes Berlin (ARP) zuständig. Wir sind ein Team von aktuell 15 Mitarbeitenden und kooperieren mit verschiedenen Partner*innen aus der Freien Szene Berlins, aus der Verwaltung und Immobilienwirtschaft.
Ihre Aufgaben
- Sie sind verantwortlich für die Schnittstellen des kulturfachlichen Teams zu den anderen Arbeitsbereichen der KRB und gewährleisten den reibungslosen Ablauf aller Prozesse bis zur Vermietung der Räume im Arbeitsraumprogramm
- Sie sind verantwortlich für die Modellierung, Planung, Begleitung und Umsetzung von Prozessen für die Vergabe von Räumen und kulturfachliche Prozesse im ARP (z. B. Bedarfserhebungen, Förderrichtlinien, Nutzungskonzepte usw.):
- Sie haben alle Prozesse, Zeitabläufe und Fristen im Blick und stellen sicher, dass alle Informationen rechtzeitig zur Verfügung stehen und alle Kolleg*innen und Kooperationspartner*innen rechtzeitig informiert und in der Lage sind, ihre Aufgaben zu übernehmen.
- Sie planen in enger Abstimmung mit den Teams Immobilien und Kommunikation die Raumvergaben und bereiten die Ausschreibung von Räumen vor.
- Sie sind verantwortlich für die Vorbereitung und organisatorische Durchführung der Sitzungen der Vergabebeiräte (Terminmanagement, Tagesordnung, Protokoll, Abrechnung usw.).
- Sie sind verantwortlich für das Projektmanagement (Zeitplan, Finanzübersicht, Terminabstimmung usw.) von kulturfachlichen Prozessen, z.B. Konzeption Förderprogramm, Stakeholderdialoge, neue Projekte.
- Sie pflegen die Digitale Landschaft für das Arbeitsraumprogramm für den kulturfachlichen Bereich (Informationen zu Standorten, Eingabe der Ergebnisse der Raumvergaben, Controlling Mietlaufzeiten und Überprüfung von Förderkriterien, Statistikerhebung und ‑pflege usw.).
- Sie begleiten die Bewerbungsverfahren auf ausgeschriebene Räume (Prüfung der eingehenden Bewerbungen auf formale Richtigkeit, Organisation und Koordination der Besichtigungen, Kommunikation mit und Beratung von Bewerber*innen, Zu- und Absagen nach Entscheidung der Vergabebeiräte etc.).
- Sie bereiten Informationsveranstaltungen vor in Absprache mit unseren Kooperationspartner*innen und nehmen bei Bedarf teil (Terminkoordination, Reservierung von Räumen, schreiben und versenden von Protokollen, Einladungsmanagement etc.).
- Sie erstellen Vorlagen, z. B. Anschreiben oder Rechnungen und sind verantwortlich für Dokumentation und Ablage.
- Sie übernehmen die vorbereitende Buchhaltung für den Arbeitsbereich (Vorkontierung, Freigaben).
- Sie sind erste Ansprechperson für den Arbeitsbereich für Bewerber*innen, Mieter*innen, Kooperationspartner*innen oder Dienstleister (Telefon, E‑Mail und Post) und erledigen die Aufgaben bzw. leiten die Anliegen an die zuständigen Kolleg*innen weiter.
- Sie koordinieren die Zuarbeit des Bereichs für die Berichterstattung und die Vorbereitung von Gremien (z.B. Aufsichtsrat, Beirat).
- Sie unterstützen das Team des Bereichs Immobilien sowie bei Bedarf das gesamte Team der KRB bei der Büroorganisation oder der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen.
Formale Anforderungen:
- Abgeschlossenes einschlägiges Hochschulstudium mit Bachelor-Abschluss (z. B. Kulturmanagement, künstlerische Ausbildung oder Verwaltungswissenschaft oder ‑management) oder gleichwertige Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich Projektmanagement
- Erste Berufserfahrung
Sie bringen mit:
- Gute Kenntnisse im Prozessmanagement und der allgemeinen Verwaltung (Planung, Controlling, Budgetierung, vorbereitende Buchhaltung)
- Gute Kenntnisse in der Kommunikation in verschiedenen Teams (intern und extern)
- Gute Kenntnisse im Bereich Datenmanagement und Dokumentation
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (viele Künstler*innen sprechen kein Deutsch)
- Sicherer Umgang mit MS Office (v. a. Word, Excel, Outlook)
- Erfahrung in der Datenbankorganisation und mit der Datenpflege und Projektmanagement-Software
- Eine selbständige und strukturierte Arbeitsweise
- Diversitätskompetenz, migrationsgesellschaftliche Kompetenz und Sozialkompetenz oder die Bereitschaft, sich in diesen Bereichen kontinuierlich weiter zu qualifizieren
- Konstruktiver, wertschätzender und teamorientierter Arbeitsstil