Gilbard est une ASBL qui travaille à partir de matériaux de réemploi pour concevoir des projets locaux autour de l’art et du design. Expérimenter, Échanger, Valoriser : Le collectif mène différentes activités autour d’un lieu de vie et d’échange : – La récupération et redistribution de matériaux de réemploi – La mutualisation de ressources et de matériaux – L’activation locale – L’expérimentation en art et design – La gestion de projets locaux de conception
La personne gestionnaire administrative des associations s’occupe de la gestion administrative, comptable et financière de l’association, elle travaille en étroite collaboration avec les membres du collectif et le Conseil d’Administration.
Votre rôle sera essentiel dans la gestion quotidienne de notre association et dans le soutien administratif nécessaire pour la réalisation de nos projets artistiques et culturels. Vous opérerez au sein d’un environnement de travail horizontal et participatif.
Il sera important de travailler en étroite collaboration avec le reste des membres du collectif et le conseil d’administration, auquel vous fournirez les informations qui seront à la base de choix stratégiques.
Votre métier exige une mise à jour constante de ses connaissances dans les matières comptables, sociales, fiscales, juridiques et informatiques.
Tâches à réaliser au quotidien :
Gestion financière : encodage comptable dans le logiciel comptable horus, contrôle budgétaire mensuel général et par financements, gestion de la trésorerie, suivi des dépenses éligibles, des réductions de charges patronales, préparation des budgets, établissement des balances annuelles, des tableaux d’amortissements, du bilan comptable (en collaboration avec l’expert-comptable externe), rapport justificatifs financiers des subsides…
Gestion administrative des dossiers de subventionnement : gestion des encodages des prestations liées à nos activités (double encodage), élaboration de rapports à destination des pouvoirs subsidiants et des partenaires, rédaction de courriers officiels, préparation de réponses aux appels d’offre, … ;
Gestion administrative générale : Suivi et gestion des relations contractuelles avec les clients et les fournisseurs, des déclarations fiscales, du suivi des dossiers d’assurance, préparation ou aide à la préparation de rapports financiers et administratifs pour les parties prenantes internes et externes (subventions, projets transversaux, commandes, marchés publics).
Communication interne : Contribuer à la coordination des réunions et des communications avec les différents pôles de travail au sein de notre association, collaboration avec l’équipe pour veiller au respect des échéances et des objectifs des projets, former les chargé-es de projet à la gestion administrative et financière lorsque cela s’avère nécessaire.
Veiller à l’application des réglementations et des législations liées aux activités de Gilbard.
Tâches plus occasionnelles :
Ressources humaines en collaboration avec le secrétariat social : encodage les prestations du personnel, suivi des dossiers individuels, réalisation des plannings des congés, élaboration des contrats et conventions, gestion des congés éducation, mise à jour du plan de formation, organisation administrative des recrutements, accueil administratif des nouveaux collaborateurs, organisation des remplacements, organisation et compte rendu des entretiens de fonctionnement, documents administratifs, le suivi des congés et le respect des normes légales.
Organisation des Conseils d’Administration de l’ASBL, en aidant à la préparation des réunions, à la rédaction des procès-verbaux et à la gestion des documents officiels.
Soutien à la planification logistique des événements et des activités, en garantissant la participation active de toutes les parties prenantes.
